En la práctica completa de los centros de enseñanza de idiomas o similares los pagos de los cursos a los que los alumnos son inscritos implican el pago inicial de un derecho de matrícula, también relacionados con cargos por gestiones administrativas varias. Es por ello que para este pago no existe la posibilidad de reintegro.

En nuestro caso esto es así también, con la única salvedad de los alumnos que se incorporan durante el 2º trimestre del curso afectados una reducción del 30% en el valor de la matrícula, y para quienes lo hacen en el tercer trimestre la reducción será del 60%. No obstante deseamos además detallar los gastos que esta matrícula cubre porque entendemos que debemos dar una información suficiente y fehaciente sobre las características de nuestro servicio , como lo establece el Código Ético de la Federación Española de Centros de Enseñanza de Idiomas (FECEI , a la que estamos asociados) y que estamos orgullosos de cumplir.

Nuestra matrícula se hace con una planificación anticipada (mes de abril aproximadamente) porque a partir de ese momento comenzamos a trabajar en el curso siguiente, ya que nuestras listas de espera y nuestra infraestructura, limitada para satisfacerlas, nos obligan a una previsión similar. El derecho de matrícula, una vez hecho, conlleva el bloqueo de la plaza, lo que no solo impide el acceso de otro alumno, sino que además nos condiciona para la distribución de horarios y asignación de aulas (el número de alumnos por grupos determina en nuestra Academia su ubicación por aulas). Es por ello también que debemos ser previsores y estrictos en este sentido.

La matriculación de un alumno inicia además tres protocolos administrativos que se hacen de manera inmediata:

• Creación del perfil en el sistema administrativo: esto no solo significa dar de alta el alumno (en muchos casos ya se encuentra registrado) o en su caso gestionar su estado en la lista de espera, sino su vinculación al grupo correspondiente, el lanzamiento de sus adeudos para todo el año, su inclusión en los cursos correspondientes, y la impresión de listas de presentes. En este apartado hay que considerar además los posibles correos electrónicos y/o comunicaciones de otro tipo requeridas para este proceso de matriculación.
• Creación del perfil en la Plataforma en línea : en nuestra Academia este sistema es utilizado como complemento pedagógico, y requiere la creación de cuentas de usuario para cada alumno y para cada actividad en línea a la que sea inscrito, con la correspondiente asignación y envío de datos de acceso. En cada nuevo curso lectivo, si bien quienes ya fueran alumnos tendrán su perfil creado, la tarea administrativa consistirá en este caso en la baja en cursos previos, inicialización de su registro de actividad e inscripción en sus nuevos cursos.
• Creación del perfil en la Biblioteca de préstamos: otro de nuestros complementos de enseñanza, que además del perfil electrónico a crear requiere la impresión de una tarjeta personalizada para cada alumno con un código para retirar materiales.

Estas gestiones, al menos en nuestra Academia, son las que quedan cubiertas por el derecho de matriculación, que en ningún caso puede ser reintegrado, salvo que exista un error de nuestra parte en el proceso y por ese motivo el alumno no pueda tomar el curso acordado al momento de matricularse.